Quando vale a pena contratar uma empresa de Business Intelligence

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Você saberia responder rapidamente qual foi o faturamento bruto do mês passado? Se houve lucro ou prejuízo? Existem clientes inadimplentes? Quantos? Quem são eles? Consegue comparar estas análises com meses ou anos anteriores? Sabe dizer com precisão o valor total vendido até o momento? Possui algum tipo de ferramenta para analisar estas informações ou tudo isto é feito manualmente através de planilhas de Excel?

Se ficou perdido com todas estas perguntas, uma solução de BI cairia muito bem para a sua empresa. Afinal, é fundamental utilizar ferramentas adequadas para realizar análises relevantes do seu negócio.

Ao contrário do que muitos pensam, além de fundamentais para as empresas (sim, de qualquer porte), ferramentas de BI tem um custo extremamente acessível e são implantadas rapidamente (esqueça projetos com prazos intermináveis). Além disso, acredite, são muito fáceis de ser utilizada por qualquer tipo de usuário (diretores, gestores, coordenadores e analistas). Isso mesmo! Ferramentas de BI existem para facilitar o dia-a-dia dos seus usuários, logo devem ser extremamente fáceis de serem utilizadas.

Veja os benefícios que uma solução de BI implantada corretamente pode trazer a gestão da sua empresa:

Uniformidade dos dados

É muito comum solicitar a mesma informação para departamentos diferentes e ter respostas dos mais variados tipos, como por exemplo, pedir ao departamento financeiro o valor total de vendas de um determinado mês e em seguida, pedir a mesma informação ao departamento comercial e ter como resposta números de vendas distintos.

Um dos principais objetivos do BI é garantir que exista apenas uma verdade para uma pergunta. Ou seja, os dados precisam ser uniformes e para isto, eles devem receber o mesmo tipo de tratamento e devem ser consultados em uma única fonte de dados. Isto garante, por exemplo, que o valor total de vendas seja o mesmo tanto para o departamento comercial quanto para o departamento financeiro.

Segurança da Informação

Quando uma solução de BI não é utilizada corretamente a sua empresa corre sérios riscos de usuários não autorizados acessarem informações confidenciais. Já imaginou um funcionário do departamento técnico ter acesso a toda folha salarial? Ou então um funcionário do marketing visualizando os valores financeiros da sua empresa? Isso poderia trazer sérios problemas a você!

Para evitar este tipo de inconveniente é preciso ter um plano de segurança com um raio x de todos os seus indicadores e de quem deve ter acesso a cada um deles. Para então, a partir desta definição, aplicar o controle de segurança na solução de BI.

Agilidade e Produtividade

Quem nunca usou o Excel para manipular dados e gerar relatórios, gráficos e indicadores? O Excel é uma excelente ferramenta, com milhares de recursos e funcionalidades. Mas fazer este tipo de tarefa pode trazer alguns problemas para a sua empresa. Já parou pra pensar no tempo gasto pelos seus funcionários para executar esta tarefa? Quantas horas por mês seu funcionário gasta para fazer este trabalho? Se colocarmos todo este tempo gasto na ponta do lápis, você terá noção de quanto tempo o seu funcionário está perdendo com tarefas que não fazem parte do seu dia-a-dia.

Manipular informações estratégicas no Excel não cai muito bem para quem deseja ser assertivo nas tomadas de decisão. O tratamento manual destas informações pode gerar uma série de erros que comprometem as tomadas de decisão. Além disto, o tempo gasto para manipular, organizar, formatar e entregar um relatório ou indicador feito no Excel pode demorar bastante para determinadas tomadas de decisão. E como as decisões devem ser tomadas rapidamente, você pode estar perdendo tempo e oportunidades com toda esta demora.

As soluções de BI são capazes de automatizar o processo de manipulação, formatação e entrega dos relatórios e indicadores, liberando a sua equipe para tarefas que de fato fazem parte do seu dia-a-dia além de garantir segurança nas informações que são disponibilizadas nos relatórios e indicadores de gestão.

Estratégia

Para que tudo isto funcione perfeitamente é necessário um estudo minucioso, desde o levantamento do seu ambiente e das suas necessidades, até a implantação do BI e entrega dos relatórios e indicadores de gestão.

A ausência de uma consultoria especializada pode fazer com que você tome decisões equivocadas. É importante ter um profissional capacitado que domine as técnicas e soluções de BI para que você não perca tempo e dinheiro, como por exemplo, a escolha errada da solução de BI adequada às suas necessidades pode trazer sérios prejuízos financeiros a sua empresa. Você pode acabar investindo um alto valor em uma solução de BI que oferece mais do que você precisa, ou então perder o investimento feito em uma ferramenta que não possui determinados recursos e funcionalidades que serão necessários para a sua empresa.

Portanto, lembre-se de que uma consultoria especializada para o seu projeto de BI trará uma série de benefícios ao seu projeto, minimizando o tempo e dinheiro gastos na execução.

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