Como extrair informações do ERP TOTVS

Saber utilizar um ERP (Enterprise Resource Planning) para controlar a gestão das empresas tornou-se uma obrigação para quem procura um lugar em um mercado extremamente competitivo. Dentre os vários recursos e funcionalidades de um ERP podemos destacar o controle de pagamentos e recebimentos, o cálculo da folha de pagamento, o processo de emissão de nota fiscal dentre outros. Por isso, é muito importante saber extrair informações do ERP.

A TOTVS, líder absoluta em sistemas de gestão integrados (ERP) na América Latina, possui uma gama de ERPs, para os mais variados tipos e tamanhos de negócio. Mas, de nada adianta utilizar um dos melhores ERPs do mundo sem que as informações cadastradas nele possam ser extraídas e analisadas pelos tomadores de decisão. Imagine você, em uma empresa onde são cadastradas no seu ERP cinco mil notas fiscais por mês, não conseguir encontrar um relatório ou indicador que mostre a quantidade e o valor total de notas fiscais emitidas neste período? Ou pior, exportar manualmente os recebimentos e pagamentos do cadastro de lançamentos financeiros para o Excel, com o objetivo de apurar a movimentação financeira de um período?

Como extrair informações do ERP

A extração de informações de um ERP deve ser feita com bastante cuidado, por profissionais que entendem e dominam este tipo de trabalho. Deve-se utilizar ferramentas e técnicas adequadas para que nenhuma informação seja perdida ou distorcida nos relatórios e indicadores de gestão.

Para que a integridade dos dados e agilidade no processo sejam garantidos, é preciso estar atento a todos os detalhes, desde a obtenção dos dados até a entrega em relatórios e indicadores de gestão.

Solução de Business Intelligence

O primeiro passo é escolher a solução de BI para a extração e formatação das suas informações. Para isso é preciso garantir que os seus recursos e funcionalidades atendam perfeitamente a sua demanda. Por isso, anote todos os recursos necessários para o seu projeto e somente após isso, defina a solução que atenderá o escopo do seu projeto.

Por exemplo, se o seu projeto de BI exige que determinados relatórios e indicadores de gestão sejam enviados automaticamente por e-mail para determinados usuários, você não vai escolher uma solução de BI que não possui este recurso, não é mesmo?

Definição das Fontes de Dados

Defina a origem dos seus dados. Isso quer dizer que você precisa ter certeza de onde os seus dados devem ser buscados para serem utilizados nos relatórios e indicadores de gestão. Além disso é preciso que as regras para obtenção destes dados sejam claras e de fácil entendimento.

Por exemplo, para o indicador de faturamento, os dados devem ser buscados no cadastro de notas fiscais, porém apenas os movimentos de saída devem ser utilizados nos relatórios. Neste caso deve haver uma condição para buscar estes dados nas tabelas do seu ERP para que outros tipos de notas fiscais (compras, por exemplo) não sejam considerados nos relatórios.

Transformando dados em insights

Após definir a solução de BI adequada e os dados que serão utilizados nos seus relatórios e indicadores de gestão, é hora de colocar as mãos na massa. Chegou o momento de partir para o desenvolvimento dos relatórios que darão base para as suas tomadas de decisão.

É importante ressaltar que existem relatórios e indicadores para cada tipo de análise. Ao partir para o desenvolvimento, tenha em mente qual o tipo de análise que os seus relatórios e indicadores atenderão:

Relatórios operacionais

São relatórios utilizados no dia-a-dia pelos usuários do ERP. Geralmente estes relatórios correspondem às listagens básicas para conferências ou análises mais minuciosas, como por exemplo, listagem de pagamentos do dia, listagem de funcionários ativos ou até mesmo listagem de clientes ativos.

Relatórios Gerenciais

Como anda o meu Fluxo de Caixa (entradas, saídas e disponibilidades)? Está no azul ou no vermelho? E o meu controle orçamentário? Os meus centros de custos estão abaixo ou acima da meta estabelecida? Como está a minha inadimplência? Quem é o cliente que possui mais títulos vencidos? Os relatórios gerenciais tem como foco este tipo de análise, que são de fato mais gerenciais.

Indicadores de Gestão

Os indicadores de gestão ou dashboards atendem às análises mais resumidas e objetivos. Eles apresentam informações sucintas, que permitem aos gestores tomadas de decisões rápidas. Outra característica marcante são os gráficos. Geralmente os indicadores de são ricos em gráficos com visuais que facilitam o entendimento e a tomada de decisão.

Conclusão

Se utilizar um ERP é uma obrigação para as empresas, a análise das informações contidas nele também deve ser tratada da mesma forma. De nada adianta encher o seu ERP de dados se você não for capaz de transformá-los em insights, inteligência para tomada de decisão.

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